Groupware

El groupware es cualquier tecnología usada específicamente para hacer los grupos más productivos

El ejemplo más exitoso es el correo electrónico, que pertenece a la categoría de groupware asíncrono, y los denominados chats junto Vision Quest y CRUISER son sistemas síncronos que permiten la comunicación de grupos.

Existen muchas clasificaciones para groupware, tal vez la más conocida es el esquema de Johansen, como lo indican Ellis et al. [1993] ,que se enfoca en el tiempo y lugar de la interacción. Otra clasificación menos conocida pero también valiosa es la clasificación basada en el centro de control desarrollada por Esther Dyson [Oravec 1996]. Para ella, el centro de control puede ser basado en el usuario, objeto de trabajo o en el proceso, como se explica a continuación.

Las aplicaciones que trabajan en distinto tiempo se conocen como groupware asíncrono. Aquí podemos mencionar el correo electrónico y sistemas de conferencias, sistemas que de control de flujo de trabajo (workflow), sistemas de calendarización y agendas.

El groupware síncrono incluye las aplicaciones en las que se trabaja al mismo tiempo. Entre estas están los sistemas de juntas electrónicas (electronic meeting systems), conferencias con audio y video, pizarrones electrónicos compartidos, auxiliares en el consenso de grupo y toma de decisiones.

 

Cuando está basado en el usuario, el groupware maneja el trabajo de manera local. El usuario construye su propio agente o cliente. El sistema se enfoca en los usuarios y ellos reciben información y mandan instrucciones. El trabajo esta controlado por los usuarios. El correo electrónico y el manejador de agendas son ejemplos de este grupo.

Cuando está basado en el trabajo u objeto, el groupware trabaja en base a un objeto, tal como un documento, que por sí solo puede enviarse por correo, desplegarse o actualizarse. El usuario trabaja sobre el documento al igual que los demás usuarios. Las aplicaciones de edición grupal se incluyen en este grupo.

Cuando el groupware se basa en procesos, el groupware se encarga de monitorear que un trabajo termine. Este enfoque se asemeja más a un agente de grupo, que a un agente de usuario. Puede ser orientado a bases de datos y es un sistema

Características de diseño

El diseño de una aplicación de groupware debe contemplar los aspectos que se explican a continuación [Oravec 1996]:

• Una adecuada presentación de las contribuciones de los individuos en la aplicación, tanto para él como para los demás usuarios. La aportación de cada uno de los usuarios en la aplicación debe ser reconocida de alguna manera por él y las demás personas que estén participando, de acuerdo a las reglas establecidas en dicha aplicación, buscando no afectar la integridad del usuario o del grupo.

• Reconocimiento de la ubicación del individuo y del grupo. El usuario debe saber en todo momento, dónde están ubicados (dentro de la aplicación) tanto él como los demás participantes para no perderse en el contexto de la aplicación.

• Incluir restricciones o privilegios especiales en el uso de canales para la interacción social. El usuario debe ser capaz de expresar su intención de involucrarse dentro de la aplicación para así evitar molestias por requerimientos inesperados de participación.

• Construcción de roles sociales similares a los formados en las organizaciones. A está interpretación del rol deben seguir sus correspondientes funciones o responsabilidades dentro de la aplicación. Un ejemplo de esta interpretación se muestra al dirigir una junta.

• Reconocimiento de la actividad dentro del sistema. El usuario debe estar al tanto de qué actividades están siendo ejecutadas dentro de la aplicación, quiénes las realizan y en cuáles se ve involucrado.

• Identificación con el grupo de trabajo. Es necesario llevar un registro de todas las actividades realizadas por los grupos para poder monitorear y evaluar avances y logros.

En Coleman [1995] se presenta un reporte de groupware en el que Bob Flanagan, analista en Workgroup Technologies, Inc. y ahora analista de Yankee Group, estima que el mercado de groupware software fue en 1993 de $1.7 billones de dólares. Predice un crecimiento rápido, estimando que para 1998 las ventas del grupo serán de alrededor de $5.5 billones de dólares. Esto es corroborado con lo reportado por la firma de investigación de mercado inglesa Ovum, Ltd. En su reporte, "Groupware : Market Strategies", Ovum declara que el mercado de groupware esta creciendo a un robusto 15% al año, y también estiman que el total de las ventas será de $5.5 billones en 1998. Mas que en cifras, el efecto del groupware se percibirá en la manera de trabajar de las empresas y grupos de trabajo, dando como resultado una mejora en la calidad de sus servicios y productos.

Desventajas:

Por otro lado están las desventajas: Necesidad de grandes dosis de autodisciplina, el teletrabajador deberá orientar su actividad hacia la prestación efectiva de servicios, por los que aquellos que carezcan de poder de autoorganización o autodisciplina tendrán una gran desventaja competitiva. Problemas de tipo psicológico o relacional, ya que puede producir sensación de aislamiento en el teletrabajador. Dificultad para motivar a los trabajadores a distancia y hacerles partícipes de los objetivos de la compañía lo que puede llevar a que ésta pierda parte de su fuerza corporativa. En la mayor parte de países, especialmente las naciones en desarrollo, no hay un marco legal que regule el teletrabajo. La empresas deben poner especial énfasis en la seguridad de la información, tanto a nivel físico como a nivel de redes.

Ejemplo:

 Correo electrónico

 Actualmente existen muchas herramientas para el manejo de correo electrónico y pocos ignoran la importancia del correo electrónico como aplicación de groupware. Debido a su gran uso hoy en día las ventajas de este son evidentes. Como características relevantes tiene que: es asíncrono, rápido, basado en texto y permite ser dirigido a una o más personas Las ventajas de la comunicación uno a uno que ofrece el correo incluye el hecho de que el mensaje siempre es recibido. Las ventajas de comunicación con un gran número de individuos que pertenecen a un grupo o que comparten intereses comunes, es que permiten la discusión y análisis de temas de manera conjunta.

Fernández Ramírez, M. L. 1998. Ágora: Creación de grupos virtuales en bibliotecas digitales. Tesis Licenciatura. Ingeniería en Sistemas Computacionales. Universidad de las Américas-Puebla. Diciembre.

Carstensen, P.H.; Schmidt, K. (1999). Computer supported cooperative work: new challenges to systems design. http://citeseer.ist.psu.edu/carstensen99computer.html. Consultado el 3 de Agosto de 2007.

Beyerlein, M; Freedman, S.; McGee, G.; Moran, L. (2002). Beyond Teams: Building the Collaborative Organization. The Collaborative Work Systems series, Wiley.

Groupware - Communication, Collaboration and Coordination». Lotus Development Corporation (1995).